Afhold workshops

Hvorfor bruge workshop som metode?

I Emento har vi altid anvendt workshops som en arbejdsmetode til at designe forløb til Forløbsguiden. Og her kommer nogle af grundende til hvorfor det at afholde en workshop er vigtigt for implementeringsprocessen: 

1. Medarbejderinddragelse: Workshops giver dine kollegaer mulighed for at være aktive deltagere i processen. De kan bidrage med deres viden, erfaring og perspektiver, hvilket øger deres følelse af ejerskab over forløbet.

2. Fælles forståelse: En workshop kan skabe en fælles forståelse af, hvorfor det nye forløb skal implementeres, hvilke fordele det vil bringe, og hvordan det vil påvirke den daglige arbejdsgang. Dette er med til at mindske usikkerhed og modstand.

3. Identifikation af behov: Ved at inddrage medarbejderne i en workshop kan man identificere de specifikke behov og ønsker, som det nye forløb skal opfylde. Dette sikrer, at forløbet bliver tilpasset til de faktiske arbejdsopgaver.

4. Problemhåndtering: Workshops giver mulighed for at identificere og diskutere potentielle problemer og udfordringer i forbindelse med implementeringen. På den måde kan man finde løsninger i fællesskab, før de bliver til større problemer senere i processen.

5. Kommunikation og feedback: Workshops er en glimrende platform for åben kommunikation og feedback. Medarbejderne får mulighed for at stille spørgsmål og give feedback, hvilket kan være med til at forbedre implementeringsprocessen og slutproduktet i selve forløbet til Forløbsguiden.

6. Forankring af forandringen: Ved at involvere medarbejderne i en workshop, forankrer man forandringen i organisationen. Medarbejderne bliver mere positive over for forandringen, og det bliver lettere at få dem med på at bruge Forløbsguiden

Hvordan afholder du en workshop - How to guide 🚀

Når du skal afholde workshoppen for arbejdsgruppen, er der en række steps, du bør følge, for at sikre en god og ensartet proces i begyndelsen. Workshoppens ramme er fastsat til 3 timer, og fordeler sig således: 

• 30 min til præsentationsrunde og introduktion til workshopkittet, samt begreberne; aftaler, opgaver, indhold og generel info

• 2 timer til at udarbejde forløbet gennem brug af workshopkittet

• 30 min afrunding og afslutning på workshop, samt opfølgning på fremtidige aftaler og rammer for produktion af indhold til forløbet

Workshoppens fokus er at kortlægge og designe afsnittets forløb i forhold til tid, aftaler, opgaver og indhold. Som Designer vil du skulle gennemgå implementeringsprocessen og faserne i implementeringsmodellen, for at skabe et overblik og synlighed over det arbejde, der venter arbejdsgruppen og dermed rammesætte hvor mange ressourcer den fremadrettede proces kræver. Deltagerne fra arbejdsgruppen og øvrige kolleger har til opgave at støtte Superbrugerne i processen med udarbejdelse af skriftligt indhold og deltagelse i videoer og billeder.

Introduktion til at bruge Ementos Workshopkit

Natasha vil i den nedenstående videoer forklare, hvordan I anvender vores workshop-kit i praksis. Afhængigt af hvilken organisation du arbejder I, vil kittet være tilgængeligt hos jer. Såfremt det ikke er tilfældet, kan I anvende almindelige farvede post-its, samt brown-paper til at faciliterer workshoppen med.

I nedenstående video vil Natasha introducerer jer til workshoppens faser, og hvad I skal være særligt opmærksomme på ved hver enkelt fase.

I nedenstående video vil Natasha give en introduktion til hvordan en workshop med udfyldte post-its kan se ud:

Step-guide til facilitering af workshop

Nedenfor listes din step-guide, som forklarer hvilke opgaver du har før, under og efter workshoppen, og som du kan anvende, når du skal indlede og afholde workshoppen. Step-guiden er udarbejdet på basis af best-practice og bygger derfor på de mange erfaringer der er gjort, i forbindelse med at faciliterer workshops til udarbejdelse af forløb.

Deltagere:

• Projektleder/Designer (dig?)

• Superbrugerne der skal bidrage til produktionen af forløbet

• Medarbejdere der er en del af forløb i de forskellige faser

Ovenstående mennesker består af de I kan kalde arbejdsgruppen.

Opgaver før workshoppen

• Fremsend informationsmail til hele arbejdsgruppen indeholdende; Dagsorden, lokation, hvilket forløb der skal udarbejdes, samt bede deltagerne om at medbringe relevant skriftligt materiale, som udleveres til modtager i forløbet

• Læs op på forløbet med den viden der er tilgængelig omkring forløbet. Det kan både være interne dokumenter eller eksterne beskrivelser. Vigtigst er blot at du forsøger at forstå målgruppen forløbet henvender sig til og hvilken information målgruppen har adgang til i dag

• Pak dine materialer: Workshopkittet, kuglepenne, tape og blankt papir til at brainstorme på

Under - Før I starter

• Inden i går igang, læg pladen med workshoppens faser på bordet, og udrul og fastgør papiret med tidslinjen til bordet med tape

• Lav præsentationsrunde og afstem forventningerne til workshoppens udbytte

• Introducer det valgte forløb, der skal kortlægges - bed evt. deltagerne om at sætte ord på hvorfor de har valgt dét forløb

Under - Igangsæt workshoppen

1. Start med at introducerer fasekortene, og forklar faserne 1 - 5 for deltagerne. Med andre ord; hvad skal deltagerne producere i hver enkelt fase. Samtidig med at du præsenterer en fase, fx. ved introduktion til “Fase 1 - Tøm hovedet for opgaver”, gives en kort præsentation af begrebet opgaver og aftaler. Og således fortsætter du gennem faserne, samtidig med at du forklarer om de begreber der dertil fasen hører

2. Nu startes workshoppen og du skal som facilitator følge instruktionerne for hvert enkelt fasekort. Ved behov anvendes hjælpekortene, der kan hjælpe jer med at komme omkring det mest nødvendige indenfor den givne fase. Det er dig som facilitator der styrer og leder processen for de efterfølgende faser og hjælper deltagerne til at komme med input til forløbet

3. Huskeregel til facilitator: Forløbet behøver ikke at være færdigt eller have afdækket samtlige informationer som arbejdsgruppen ønsker skal indgå i forløbet. I når det I kan indenfor den fastsatte tidsramme, da workshop processen skal anses som en proces, hvori arbejdsgruppen får skabt et første udkast til forløbet

Under - Afrunding af workshop

• Afslut workshoppen når der er gået 1 time og 45 min og få deltagerne til at runde af på deres diskussioner omkring indhold til forløbet. Igen er det vigtigt at understrege, at I ikke behøver at være hundrede procent færdige med alt indhold der skal indgå i forløbet, vigtigst er at arbejdsgruppen står klar med en skabelon der kan arbejdes videre med

• Tag et billede af forløbet på tidslinjen, således at du kan digitalisere forløbet efter workshoppen

• Tape evt. sedlerne fast til rullen, hvis I ønsker at gemme den

• Rul tidslinjen sammen og gem evt. til senere brug

Tag nu afsæt i “Fase 5 - Målsætninger og næste skridt”. Du skal sammen med arbejdsgruppen nu afklare hvad målet med forløbet skal være. Dernæst skal du i samråd med indholdskoordinatorerne afklarer hvem der har ansvaret for hvilke elementer. Indholdskoordinatorerne skal ikke nødvendigvis udarbejde alt materialet, men bør inddrage relevante kollegaer. Kollegerne kan bl.a. bidrage med beskrivelser, optræde på videoer eller billeder.

Efter - Opsamling og næste skridt efter workshoppen

• Forløbet, som er blevet kortlagt, skal digitaliseres og lægges ind som et forløb, hvis det ikke er foretaget på mødet. Dette gøres i Builder af Designeren, og hvis Superbrugerne kan, må de også gerne gøre det

• Understøt Superbrugerne i deres opgave med fremdrift i projektet, ved at tjekke ind ugentligt/hver anden uge og hør hvordan det går, samt om der er noget de mangler. Læs mere om næste skridt, som er oplæring her: Ementos implementeringsmodel, under 'Oplæring'