Forandringsledelse & organisering

Gode råd til at lykkedes med forandringsledelse

Når du skal igang med at styre processen for udvikling af forløb til Forløbsguiden kan det være en god idé at følge principperne for forandringsledelse i din projektstyring. Ementos projektledere arbejder hver dag ud fra samme ramme med stor succes, og derfor vil vi gerne inspirerer dig til at gøre præcis det samme.

Forandringsledelse handler om at navigere i overgangen fra det kendte til det nye, og at sikre en succesfuld transformation. At lykkes med forandringer kræver mere end blot en god idé. Det kræver en strategisk tilgang, stærk kommunikation og evnen til at involvere medarbejderne i processen. En succesfuld forandringsledelse starter med en klar vision, der inspirerer og motiverer. Herefter er det afgørende at udvikle en detaljeret plan, der kortlægger vejen frem.

Men det er først, når medarbejderne føler ejerskab over for forandringerne og aktivt bidrager til dem, at man virkelig kan tale om succes. Især ved implementering af nye IT-produkter er medarbejderindvolvering afgørende. Når medarbejdere føler sig hørt, forstået og involveret, øges sandsynligheden for, at de vil acceptere og bruge de nye systemer. Her er nogle konkrete tips til, hvordan du kan skabe en høj grad af medarbejderindvolvering:

1. Kommunikation er nøglen

• Vær transparent: Fortæl åbent og ærligt om hvorfor der skal implementeres nye IT-produkter, hvilke fordele de bringer, og hvordan de vil påvirke den enkelte medarbejder.

• Informer løbende: Hold medarbejderne opdateret om projektets status og fremdrift.

• Lytt aktivt: Afhold møder, workshops og rundbordsdiskussioner, hvor medarbejderne kan stille spørgsmål og komme med input.

• Tilpas kommunikationen: Sørg for at kommunikationen er klar, konkret og tilpasset den enkelte medarbejdergruppe.

2. Involver medarbejderne tidligt

• Etabler et brugerpanel: Inddrag medarbejdere fra forskellige afdelinger i et brugerpanel, der kan give feedback på udviklingen af nye og eksisterende forløb. Du bestemmer selv størrelsen og omfanget af gruppen, og den kan sagtens bestå kun af folk fra jeres egen afdeling. Såfremt det dog er muligt at involvere andre afdelinger, som også anvender Forløbsguiden, vil vi stærkt opfordrer til at I vidensdeler på tværs.

• Afhold workshops: Arranger workshops, hvor medarbejderne kan dele deres erfaringer og ideer til, hvordan forløbene skal se ud og indholde, samt evt. workshops hvor I også kigger på eksisterende forløb og udvikler videre på disse. Emento er stor fortaler for workshops som metode til forbedringer. 

• Giv mulighed for co-creation: Lad medarbejderne være med til at udvikle og teste forløbene i praksis. Det skaber med-ejerskab og 

3. Uddannelse og træning

• Tilbyd målrettet træning: Sørg for at alle medarbejdere får den nødvendige træning i at bruge Ementos forskellige produkter, afhængigt af hvilken rolle de har. Du kan hjælpe dem igang, men anvend gerne materialerne her på Emento Learning til at understøtte træningen. 

• Opmunter til peer-to-peer læring: Lad erfarne brugere hjælpe deres kolleger med at komme i gang. Udbred altid det fælles ansvar for at lære Ementos produkter at kende. Det skaber ejerskab hos dem skal der skal oplære og dem der skal lære dét

4. Skab et trygt rum for feedback

• Anonyme feedbackkanaler: Du kan oprette anonyme feedbackkanaler, så medarbejderne kan dele deres tanker og bekymringer uden at føle sig presset.

• Planlæg et årsrul for feedback: Indfør regelmæssige evalueringer for at måle brugertilfredshed og identificere områder, hvor der er behov for forbedringer. Du kan med fordel bruge muligheden for at trække data på forløbene via Statistics til at understøtte dette. Du kan læse mere om evaluering og forbedring her: 5. Evaluering og forbedring af forløb 

• Handle på feedback: Vis at medarbejdernes feedback bliver taget alvorligt ved at implementere de foreslåede forbedringer. 

5. Involvér ledere

• Lederrollemodeller: Ledere skal gå forrest og vise et positivt eksempel ved at bruge det nye IT-system.

• Ledelseskommunikation: Lederne har en vigtig opgave i at sikrer medarbejderne i jeres organisation ved hvorfor I vælger at bruge Forløbsguiden, og her er det vigtigt de fortæller og informere om det bredt i organisationen. Derudover er det også essentielt at de er tydelige omkring hvem der deltager i projektet.

6. Giv anerkendelse

• Ros og påskønnelse: Ros medarbejderne for deres indsats og bidrag.

• Fejr succeser: Markér milepæle og fejre, når projektet skrider frem.

Husk: Medarbejderindvolvering er en løbende proces, der kræver vedholdenhed og engagement fra ledelsen. Ved at følge disse tips kan du øge sandsynligheden for en succesfuld implementering af nye IT-produkter og sikre, at medarbejderne får mest muligt ud af de nye værktøjer.

Etabler en projektorganisation i jeres afdeling

Når du starter et nyt projekt, er det som at bygge et hus. Du skal have en grundplan og vide, hvem der skal bygge vægge, lægge tag og trække el. På samme måde skal et projekt have en klar struktur med faste roller og ansvar. Det giver ro i maven og sikrer, at projektet bliver færdigt til tiden og lever op til forventningerne. Det gælder ikke kun for når I skal udvikle forløb, men i alle projekter, store som små.

For at projektet skal lykkes, er det vigtigt, at både ledelsen og din afdeling bakker op om det. Derfor bør du oprette en lille projektgruppe, der har direkte kontakt til ledelsen. Det vil typisk være jer, som arbejder med Forløbsguiden i det daglige, men nogle arbejder måske primært med at bygge forløb og nogle andre har måske ansvaret for at oprette forløb og tildele dem til jeres brugere. Ved at etablere en projektgruppe, kan I hurtigt få de ressourcer, I har brug for, som f.eks. penge, tid og de rigtige folk. Ledelsen spiller en vigtig rolle i at sørge for, at projektgruppen har alt, hvad de skal bruge for at kunne koncentrere sig om opgaven. Her vil din rolle typisk være at agere mellemled mellem ledelsen og projektgruppen - det har vi hvertfald erfaring for, fra andre organisationer der anvender Forløbsguiden.

Projektorganisationen skal være;

• Synlig for alle i organisationen eller afdelingen - fortæl de andre hvad I arbejder med og hvem gruppen består af

• Beslutningsdygtig; ledelsen har givet jer mandat til at styre brugen af Forløbsguiden og det er formidlet ud i jeres organisation fra ledelsen af

• Slutbrugerorienteret; det er projektgruppens opgave at sikrer jeres forløb i Forløbsguiden altid har øje for brugerne og deres behov. I vil alle få forskellige feedback fra jeres brugere, når I er i kontakt med dem. Lyt til dem og husk at samle op løbende i gruppen. Det giver de bedste forløb.

Ovenstående opgaver og igangsættelse af dem, vil være Designerens ansvar. Med andre ord; hvis I virkelig skal lykkedes med implementeringen af Forløbsguiden hos jer, er det vigtigt at der er én eller flere i jeres organisation der har medarbejdere i rollen som Designere. 

Stine, Project Manager hos Emento, vil her fortælle om hvem der deltager i projektgruppen og hvad deres roller består af: