Brug Ementos projektværktøj: Leverancemodellen

Intromøde

Tidsramme: 1 time

Formål: Når I skal til at designe et nyt forløb, anbefaler vi at I starter med et intromøde.Formålet med mødet er første og fremmest at forventningsafstemme hvilket brugerforløb der skal designes et forløb til. Derudover anbefaler vi, at I får fastlagt en overordnet ramme for den kommende tid; hvornår vil I igang, hvem skal være med, dato for workshop, deadline for hvornår forløbet skal være klar m.m. 

Mødet skal desuden sikre ledelsens opbakning til projektet. Ledelsen har ansvaret for at der bliver afsat den nødvendige tid og ressourcer til projektet.

For at hjælpe dig til at komme omkring ovenstående, er her en række punkter, som du kan tage afsæt i og evt. opbygge en dagsorden omkring:

• Værdiskabelsen - Hvilken værdi ønsker I at skabe med brugen af Emento? 

• Potentielt forløb - Hvilket forløb ønskes der udarbejdet?

• Modtagergruppe - Hvem er modtagerne af forløbet og hvad er deres behov?

• Tidshorisont - Hvornår ønsker I at gå i gang med at bygge forløbet og hvornår skal det være færdigt?

• Deltagergruppe - Hvem skal varetage de forskellige roller i projektet?

Hvem:

• Afdelingsledelsen, eller en repræsentant herfra med beslutningskompetencer omkring ressourcer

• Projektleder/Designer (dig?)

• Medarbejdere fra afdelingen, som har en relation til forløbet; fagpersoner der har kontakt med brugerne, administrativt personale m.m.

Workshop

Tidsramme: 2-3 timer 

Formål: Workshoppen har til formål at kortlægge og designe jeres forløb i forhold til tid, aftaler, opgaver og indhold. Workshoppen er en effektiv måde at sikre en succesfuld implementering af et nyt forløb, fordi den bidrager til at skabe ejerskab, fælles forståelse, og skaber blik for potentielle problemer som eksisterer i jeres arbejdsgange.

Du finder vores guide til, hvordan du afholder en workshop lige her: Afhold workshops

Med andre ord; workshoppen kræver lidt mere forberedelse og introduktion. Det vigtigste budskab omkring workshoppen er, at den er rigtig god og vigtig at afholde.

Hvem:

• Afdelingsledelsen, eller en repræsentant herfra med beslutningskompetencer omkring ressourcer

• Projektleder/Designer (dig?)

• Medarbejdere fra afdelingen, som har en relation til forløbet; fagpersoner der har kontakt med brugerne, administrativt personale m.m. - Typisk vil det være nogle af de samme fra intromødet, men overvej også gerne hvilke personer en bruger typisk vil være i kontakt med fra start til slut i deres forløb. 

OBS: Vi anbefaler max 10 personer til deltagelse i en workshop. Husk i slutningen af workshoppen af nedsætte den arbejdsgruppe der skal igang med at producere indhold (tekst, billeder, video m.m.) til forløbet. Det er disse personer der skal videre til næste skridt; oplæring. 

Oplæring

Tidsramme: 30 min - 2 timer - afhænger af den enkelte

Formål: Oplæring foregår digitalt her på Emento Learning. Det er en aktivitet som skal finde sted kort tid efter workshoppen. Oplæringsaktiviteten er primært tiltænkt til dem, som skal bygge forløbet i Builder. En grundig oplæring er afgørende for at udnytte alle mulighederne i vores nye system. Derfor tilbyder vi jer en fleksibel, virtuel oplæring, som I kan tage i jeres eget tempo. Ved at forstå systemets funktioner og muligheder, kan I selv bygge og administrerer forløb i Forløbsguiden. 

Det er vigtigt at understrege, at når I skal igang med et nyt forløb, bør I altid overveje om der er nogen nye medarbejdere der bør have opkvalificeret deres kompetencer til Superbruger, eller om de eksisterende Superbrugere I har i afdelingen, kan varetage produktionen af indhold til det designede forløb fra workshoppen.

Hvem:

• Medarbejdere der skal være Superbrugere i Ementos produkter.
  Kort fortalt er en Superbruger, dem der kan bygge forløb i Builder. I de fleste tilfælde er du allerede selv Superbruger og har gennemført undervisningsmaterialet til Superbrugeren her på Emento Learning. For at sikre medarbejderengagement i din organisation, er det vigtigt at I er flere der har kompetencer som Superbruger. Vi har i Emento erfaret, at det er en rigtig god idé at have flere Superbrugere i systemet, og her er nogle af de vigtigste årsager:

1. Vidensdeling: Ved at have flere Superbrugere spredes viden om systemet bredere i organisationen. Det gør det lettere at træne nye medarbejdere og sikre, at der er kontinuitet, selvom enkelte personer skifter job.

2. Forskellige perspektiver: Flere Superbrugere kan bidrage med forskellige perspektiver og ideer til, hvordan systemet kan bruges mest effektivt. Dette kan føre til nye og innovative løsninger.

3. Arbejdsfordeling: Opgaverne kan fordeles mellem flere Superbrugere, hvilket gør det nemmere at håndtere en stor brugergruppe og sikre, at I når i mål med projektet.

4. Fleksibilitet: Hvis et projekt eller en opgave kræver ekstra ressourcer, kan flere superbrugere slå sig sammen for at få det løst.

... så i nogle tilfælde vil det være dig som Designer, der skal bygge indholdet til forløbet, andre gange vil det være nogen af dine kollegaer der har kompetence som Superbruger. Al viden og undervisning til Superbrugeren finder I her: Superbruger

Indholdsproduktion

Tidsramme: Løber over 3-4 uger (helst)

Formål: Efter workshop og når de relevante kollegaer er oplært i systemet, kan I gå igang med indholdsproduktionen. Formålet med denne aktivitet er at I får afsat en afgrænset tidsperiode, for hvornår I skal arbejde med indhold; skrive tekst, tage billeder, optage video, måske udarbejde grafisk materiale?... 

Indholdsproduktionen bør altid igangsættes med et kort planlægningsmøde efter workshoppen.

Forankring

Tidsramme: 2 timer

Formål: Mødet er af stor betydning for implementeringen af forløbet og hvordan det kommer til at leve i praksis når det er færdigt. Formålet med mødet at er at afdække følgende tre emner:

• Udbredelse; I skal afdække, hvordan I vil udbrede kendskabet til forløbet og sikrer ibrugtagelsen af forløbet, både hos brugerne der skal modtage det, og hos medarbejderne der skal administrerer forløbet

• Arbejdsgange; I skal afdække hvilke arbejdsgange der eksisterer når I tildeler forløb i dag, og hvilke der eventuelt skal forandres eller etableres for at sikrer ibrugtagelsen af forløbet

• Drift/Vedligehold; I skal afdække hvem der har ansvaret for arbejdsopgaver i relation til brugen af produktet, fx hvem der besvarer beskeder og opretter forløb, og hvem der vedligeholder indholdet

Hvem: derfor bør de involverede Superbrugere, medarbejdere fra workshoppen, samt en deltager fra ledelsen, møde velforberedte op til. Du har derfor som Designer, en vigtig opgave i at klæde deltagerne godt på forud for mødet. 

Redaktionsmøde

Tidsramme: 1 time

Formål: Formålet for mødet er, at forløbet bliver gennemgået og revideres, så det er klar til at blive tildelt modtagerne. Når der afholdes et redaktionsmøde, er det hele arbejdsgruppen der mødes igen, samt evt. andre i afdelingen der har bidraget med indhold til forløbet. I fællesskab har I ansvar for at gennemgå forløbet fra start til slut og sikre der er en rød tråd, samt opnå enighed om forløbets indhold.

Vi anbefaler at alle har læst indholdet når de kommer til mødet. Derudover kan der efter mødet være udestående, fx indhold der mangler, en video der ikke er færdig - sørg for at de ansvarlige får samlet op på opgaverne efterfølgende.

Hvem: 

• Projektleder/Designer (dig?)

• Medarbejdere i afdelingen der har bidraget med indhold i form af; tekst, billeder og video

• Superbrugerne der har udarbejdet forløbet

Udgivelse

Tidsramme: Ikke defineret

Formål: Udgivelsesdagen er en stor dag, som arbejdsgruppen, Superbrugere, medarbejdere og dig selv, har arbejdet hen imod og må gerne gøres til noget særligt. Helt fra første spadestik til udgivelse og tildeling af forløbet, har du som Designer været med til at italesætte det benarbejde, det kræver at implementere og udvikle et forløb til modtagerne. Det anbefales at I fastsætter en specifik dato for udgivelsen af forløbet, samt fejrer det på jeres egen måde i afdelingen. 

Hvem: 

• Projektleder/Designer (dig?)

• Administrative medarbejdere der skal tildele forløbet for første gang

• Projektgruppen; Superbrugere, medarbejdere der har bidraget med indhold

Evalueringsmøde

Tidsramme:  2 timer

Formål: Når et forløb er udgivet og har været i drift i ca. 3 måneder, er det tid til at afholde evalueringsmøde. Det er vigtigt, at forløbet bliver taget godt imod af modtageren og er med til at skabe tryghed og overblik i deres forløb. Til evalueringsmødet ses på data for de enkelte forløb, modtagerens engagement samt afdelingens evne til at udbrede forløbet til modtageren. Som Designer er du på evalueringsmødet med til at gøre status og evaluere på processen, samt at se afsenderens brug og udbytte af forløbet via data, som kan udtrækkes i Builder. Det er også for at se, om der er arbejdsgange der skal ændres og andre forløb der ønskes understøttet,

Ved evalueringsmødet bør der skelnes mellem udbyttet ved forløbet for afdelingen og udbyttet af forløbet for modtageren. 

I kan læse om evaluering og hvordan I indhenter data i afsnittet: Evaluering og forbedring af forløb

Hvem: 

• Projektleder/Designer (dig?)

• Afdelingsledelsen

• Superbrugerne der har udarbejdet forløbet

• Administrative medarbejdere der til dagligt varetager tildelingen af forløb og besvarer beskeder